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    做好辦公室行政管理工作的探討

    發布時間:2018-01-05 09:32

      [摘要]辦公室是一個企業的“窗口”,它是溝通上下、協調左右的橋梁紐帶。文章主要探討了企業辦公室行政事務管理工作的具體內容并提出了有關的改進措施。


      [關鍵詞]企業;辦公室;行政管理


      doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2017.21.049


      [中圖分類號]F272.9[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2017)21-0088-03


      1引言


      在科學技術飛速發展的今天,就必須依靠有效的管理。企業的行政部門已經成為帶動社會生產力發展的重要因素。企業內部的行政管理,肩負著企業的管理工作,是企業發展的核心。所以,加強行政管理勢在必行。


      2加強管理的重要性


      2.1行政管理的內容


      要想更好地加強行政管理,首先要了解行政管理的內容到底是什么。行政管理包含著兩個方面的內容,一個是行政管理,一個是企業管理。行政管理不僅僅要對企業的后勤事物進行管理,還要對企業的生產經營活動進行管理,并實行組織化管理。要讓企業的每一個員工,知道自己工作的責任和工作的內容。最大限度提高員工在工作上的積極性,并讓員工之間形成良好的競爭合作關系。


      2.2行政管理的特征


      行政管理的特征主要有三個。首先它的第一個特征是縱向性。縱向性又名層級性,這是指企業的行政層把決策層的政策思路,有效傳達給執行層。第二個特征是時效性。這是因為企業的發展,需要根據現實情況進行改革和調整,因此企業呈現出很強的時效性。最后一個特征就是權威性。要想進行更好的行政管理,就必須要建立在企業權威性基礎上。


      3做好辦公室行政管理工作的意義


      首先,行政管理可以提高企業員工的工作積極性。讓各項工作得到優質、高效的完成,這樣企業的核心競爭力就得到了增強。


      其次,行政管理可以有效提高企業適應市場變化的能力。市場經濟的迅速發展,帶來了經濟的繁榮,同時也引發了一些矛盾。想要緩解這些矛盾,必須依靠企業自身的行政管理。所以,行政管理必須要結合自身的實際情況,與市場經濟發展方向協調一致。這樣就可以使企業的發展順應市場,企業適應市場的能力也得到了提高。


      4行政管理當中存在的問題


      4.1行政管理體系的有效性不夠


      在實際的企業管理當中,有很多企業把辦公室管理、檔案文書管理當成行政管理的重點,這樣就使企業的行政管理體系缺乏有效性。


      4.2行政工作人員的業務素質不夠好


      行政管理者業務素質的高低,會影響到企業行政管理的效果。由于企業的行政管理部門是一個服務性的機構,所以行政管理者要把“服務意識”運用到工作當中。


      4.3行政管理沿用傳統的管理模式


      目前還有不少企業,受以前計劃經濟時期保留的傳統思維模式影響。在實際的行政管理當中,行政管理者還保留著機關的作風。在這樣的情況下,行政管理就會出現形式主義、不講實效等等許多問題的出現。


      4.4脫離企業實際的行政管理工作


      在實際的企業當中,脫離實際的行政管理工作現象非常多。這是因為,企業的人事制度不健全,行政人員知識素質能力不強,對企業的業務不夠了解,思想政治素質也不高,這就導致他們在管理企業時,很難結合企業的實際情況進行管理。


      5做好辦公室行政管理工作的舉措


      5.1合理配置辦公室內部機構


      實現辦公室管理的科學化,首先配置上要進行改進,做到辦公室管理的科學化,要從辦公室的內部機構和工作人員的合理分工入手,培養出一支管理水平高、文字寫作能力強、集體主義感強的退伍,促進企業辦公室管理的發展。


      5.2加強辦公室隊伍的思想作風建設


      辦公室不能成為聊閑話的地方,辦公室人員要具備良好的思想作風。為此,企業要定時為辦公室的工作人員開展思想教育的課程。必須抓好隊伍的思想作風建設。首先,辦公室人員要堅持辦公室工作的原則,遵守基本要求,是擁有良好思想作風的基礎;然后要時刻為企業著想,為企業做事。


      5.3采用先進科學的行政管理辦法


      我國計算機技術的快速發展,為采用科學的管理方式提供了便利。可以合理的使用計算機,運用效率管理軟件來管理企業。同時要明確,績效考評、企業目標管理、企業的自主管理。


      5.4提高企業行政管理者的業務素質


      辦公室工作人員職業素質是非常重要的,提高職業素質的作用是辦公室人員專業理論知識能力增強和工作能力提高。由于辦公室的工作內容廣泛且多,所以對工作人員的要求較高,不僅知識面廣,還要工作能力強。


      職業素質還包括較強的思維能力、寫作能力、溝通能力、處理事務的能力、良好的工作態度及工作的積極性都是辦公室管理科學化的要具備的基本能力。


      5.5要結合企業的實際進行行政管理


      在進行行政管理工作時,最重要的就是要結合自身的實際情況展開工作。假如行政管理者遇到情況不明的問題時,必須要去企業的各個部門,深入實際去了解。


      5.6加強制度建設


      一個企業沒有一個完整的制度,就像一盤散沙。因此,一個制度在企業辦公室管理中起著相當重要的作用。企業辦公室管理制度建設必須與時俱進,具有創新的意識,使制度更加規范化、更加完善。


      規范化指的是企業辦公室的管理制度必須嚴格規范辦公室工作人員的工作態度、工作行為以及工作計劃,每一項都要按照制度來完成,能使管理水平上升到一定的標準。


      5.7加強思想建設


      加強企業辦公室管理室的思想建設,有以下三個個步驟:第一,必須具有創新意識,企業辦公室的工作人員要對自己的工作有十分的熱情,員工具備創新意識,才能利用新方法,更有效率地完成工作,跟隨著社會發展的腳步和結合企業發展的情況制定出一個既創新又與企業實際情況相符的方法來幫助企業在決策中做出更好的決定,在工作中體現出與時俱進;第二是學會全方位地看待問題,這要求企業辦公室的管理工作人員要具備全局觀念,在工作中要從整個企業的發展狀況來考慮,遇到問題時要聽取不同階層員工的意見;第三個步驟是要時時關注國家頒布的相關政策,因為企業制定的一些相關政策都是依據國家的政策,所以要重視國家的政策。


      5.8創新溝通渠道


      辦公室行政管理工作的一項重要內容就是要建立并保持良好的溝通渠道,以保證企業上下對辦公室行政管理工作的認可和員工對辦公室行政管理的認可。可以通過管理流程制度文件發布、OAK郵件系統、EIP企業門戶網站、綜合信息系統、員工合理化建議論等多種形式,促進企業相關信息內部共享、企業文化和制度知悉度提高等。


      同時,辦公室應為員工搭建各種良好的非正式溝通平臺,營造各部門間員工相互理解、加深感情聯絡的機會。組織開展多種形式的員工集體活動,建立緊張工作和輕松活動相結合的和諧氛圍,平衡員工心理狀態,使他們在緊張的工作和生活壓力下,能夠有輕松娛樂的溝通和宣泄渠道。如運動會、各種單項體育活動和體育比賽、各種體育和文藝協會、文藝巡演、聯誼會、歌詠比賽、團體旅游等等。


      6結語


      行政事務管理工作作為企業辦公室的重點工作,是確保企業正常運行的重要保障,有效的辦公室行政管理,能促進一個企業的成功運營。在市場經濟快速發展的今天,對于辦公室行政事務的管理有了更為嚴格的要求,作為這一工作核心的行政事務工作人員,必須要有認真的態度去對待,還要非常有責任心,完善相關的管理制度,提高自身的職業素質。


      作者:關偉強


       主要參考文獻 

      [1]張波, 李念良. 淺析現代企業行政管理者的管理素養[J]. 湖北函授大學學報,2011, 24(6):71-22. 

    學術參考網:http://www.zgjjbwg.com/gl/xz/222783.html

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